SaaS-Tools gibt’s wie Sand am Meer. Und seien wir ehrlich: Die meisten scheitern nicht am Produkt selbst, sondern daran, dass Nutzer gar nicht erst ins Tun kommen. Sie melden sich an, klicken ein bisschen herum – und sind plötzlich wieder weg. Still und leise. Ohne Feedback. Ohne Abschluss. Frustrierend, oder?
Genau hier kommt Microcopy ins Spiel. Diese kleinen Texte, die du kaum bemerkst, die aber den Unterschied machen zwischen „Was soll ich jetzt tun?“ und „Ah, okay – weiter geht’s.“ Gut geschriebene Microcopy ist wie der stille Guide im Hintergrund – freundlich, klar, hilfreich. Sie gibt deinem Produkt eine Stimme, eine Haltung, und sorgt dafür, dass deine Nutzer sich nicht wie Idioten fühlen.
In diesem Artikel erfährst du, how to write microcopy for SaaS onboarding flows, die nicht nur funktionieren, sondern deine Nutzer wirklich abholen – Schritt für Schritt, ohne Buzzword-Geballer oder UX-Guru-Getue.
Warum Microcopy oft unterschätzt wird
Viele Teams stecken unendlich viel Liebe in ihr Feature-Set. Aber wenn es um die Texte im Interface geht? Dann heißt es oft: „Das macht jemand aus dem Team schnell mit.“ Oder schlimmer: Es bleibt der Dummy-Text stehen, bis zum Launch. (Spoiler: Er bleibt oft auch danach.)
Dabei ist Microcopy nicht bloß Beiwerk. Sie ist UX. Sie ist Produkt. Sie entscheidet mit darüber, ob jemand versteht, was zu tun ist – oder frustriert aufgibt.
Besonders beim Onboarding ist sie entscheidend. Denn hier entscheidet sich: Bleibt der User? Oder war’s das?
Gute Microcopy ist wie ein gutes Gespräch – nicht wie eine Gebrauchsanleitung
Vergiss technische Sprache. Vergiss zu formell. Und bitte vergiss Passivkonstruktionen. Nutzer wollen nicht lesen, was „vom System verarbeitet wurde“. Sie wollen wissen: Was muss ich tun? Warum? Und was passiert, wenn ich’s tue?
Beispiel gefällig?
“Ihre Einstellungen wurden erfolgreich gespeichert.“
“Alles gespeichert. Weiter geht’s!“
Oder:
“Ungültiger Loginversuch.“
“Hmm, das hat nicht geklappt. Stimmt dein Passwort?“
Der Ton macht die Musik. Und der Ton darf ruhig menschlich sein. Charmant. Echt. Nicht aufgesetzt – aber auch nicht roboterhaft.
Wo Microcopy im Onboarding den größten Unterschied macht
- Formulareingaben
Ein gutes Beispiel ist die Passwortwahl. Statt nur „mindestens 8 Zeichen“ zu fordern, erklär: „Damit dein Account sicher ist, sollte dein Passwort mindestens 8 Zeichen enthalten – am besten mit Zahlen und Sonderzeichen.“ Klingt gleich viel freundlicher, oder? - Leere Zustände („Empty States“)
Hier ist Microcopy Gold wert. Beispiel: Beim ersten Login ist noch kein Projekt erstellt. Statt einem leeren Bildschirm kommt besser: „Hier erscheinen bald deine Projekte. Starte mit einem Klick auf ‚Neues Projekt‘.“ - Tooltips und Hinweise
Kurz, präzise, hilfreich. Zeig, was ein Button macht – bevor der Nutzer es auf die harte Tour rausfinden muss. - Fehlermeldungen
Klar, niemand mag sie. Aber gerade hier zeigt sich, ob dein Text empathisch ist – oder den User hängen lässt.
Persönlichkeit statt Perfektion
Eine SaaS-Anwendung muss nicht witzig sein – aber sie darf eine Haltung haben. Slack macht’s vor: Locker, aber nicht albern. Notion? Minimalistisch, aber freundlich. Deine Texte sollten sich anfühlen, als hätte jemand mitgedacht – nicht wie eine Systemausgabe von 2004.
Das heißt nicht, dass alles Emoji-Overload braucht. Aber ein Hauch Menschlichkeit? Ein bisschen Wärme? Bitte, ja!
Microcopy schreiben – so gehst du vor
- Sprich mit echten Nutzern
Was fragen sie? Wo haken sie ein? Welche Begriffe benutzen sie selbst? All das hilft dir, Texte zu formulieren, die verstanden werden. - Kontext ist alles
Ein Tooltip bei einem Button braucht andere Infos als ein erklärender Satz in einem Pop-up. Schreib nie „ins Leere“. Frag dich: Was will der Nutzer hier gerade tun – und wie kann ich helfen? - Schreib laut
Klingt komisch? Hilft aber. Wenn du deinen Text laut vorliest, hörst du sofort, ob er sich natürlich anhört – oder wie ein Beamtendeutsch-Relikt. - Teste, teste, teste
A/B-Tests sind nicht nur für Headlines da. Teste Varianten deiner Microcopy – gerade in kritischen Onboarding-Schritten. - Reduziere auf das Wesentliche
Mehr Text ist nicht gleich mehr Hilfe. Oft gilt: Je kürzer, desto besser – solange die Botschaft klar bleibt.
Tools & Inspiration
Wenn du hängst, helfen Seiten wie Microcopy Inspirations oder der Twitter-Account @goodmicrocopy weiter. Auch in Tools wie Notion, Figma oder Dropbox findest du viele schöne Beispiele. Sammle, was dir gefällt. Und lerne daraus.
Fazit: Deine Software spricht – die Frage ist nur, wie
Onboarding ist kein Extra-Feature. Es ist der erste Eindruck. Der Moment, in dem du zeigst: Hey, wir haben verstanden, was du brauchst. Und wir führen dich durch.
How to write microcopy for SaaS onboarding flows? Indem du Texte schreibst, die führen, ohne zu dominieren. Die helfen, ohne zu belehren. Die Mut machen, statt zu verwirren.
Wenn dein Tool spricht wie ein Mensch – ehrlich, direkt, hilfreich – dann bleiben deine Nutzer. Und sie kommen wieder.
Denn am Ende ist es wie bei jedem guten Gespräch: Es geht nicht nur darum, was du sagst – sondern wie.
